POACE
adalah langkah-langkah yang harus dilakukan saat menjalankan sebuah kegiatan.
Langkah tersebut terdiri dari Planning (perencanaan), Organizing (persiapan),
Actualizing (Pelaksanaan), Controling (pengontrolan) dan Evaluating (evaluasi).
PLANNING
Langkah awal yang tidak boleh ditinggalkan sebelum mengadakan kegiatan adalah
perencanaan (Planning). Ada ungkapan “Sebuah kebaikan yang tidak terencana akan
kalah dengan keburukan yang terencana dengan baik”. Perencanaan diawali dengan
munculnya ide atau alasan untuk mengadakan sebuah kegiatan. Langkah berikutnya
adalah mulai membuat konsep acara atau draft rencana kegiatan tersebut.
Perencanaan yang baik tidak dilakukan oleh banyak
orang, tetapi hanya dilakukan oleh mereka yang dalam posisi sebagai konseptor.
Semakin banyak kepala yang berpikir, belum tentu menjadi nilai lebih. Tetapi
terkadang malah memperlama proses pengonsepan kegiatan karena semakin banyak
pihak yang terlibat, akan semakin sulit menyatukan pandangan. Hendaknya yang
menjadi konseptor adalah orang yang benar-benar memiliki kemampuan dan
pemahaman terhadap kegiatan yang akan diadakan.
Dalam tahap ini dihasilkan konsep kegiatan, personel
yang dibutuhkan dan time schedule. Sehingga dalam tahap berikutnya, tinggal
membagi tugas kepanitiaan dan makukan persiapan sesuai tugas masing-masing.
ORGANIZING
Jika langkah perencanaan telah selesai, lalu hasilnya dibawa ke kelompok yang
lebih besar. Yakni mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (organizing committee).
Besar kecilnya orang yang terlibat dalam kepanitiaan tentu saja disesuaikan
dengan kebutuhan. Disamping kekurangan SDM bisa memnjadi masalah, kelebihan
yang terlalu banyak juga bisa menimbulkan masalah. Karena mengatur banyak orang
lebih sulit dari pada sedikit orang. Masalah juga bisa timbul dari sisi biaya,
yang seharusnya bisa lebih hemat jika yang terlibat tidak terlalu banyak.
Peran pemimpin dalam kepanitiaan sangat penting.
Pemimpin yang baik, mampu mengelola SDM yang dipimpinnya agar mempersiapkan
setiap detai yang telah direncanakan. Sehingga pada tahap berikutnya berjalan
dengan lancar. Ingat istilah:
If you failed to prepare, you prepare for failed.
Jika kamu gagal dalam mempersiapkan, sama saja dengan
mempersiapkan kegagalan.
ACTUATING
Actuating adalah tahap pelaksanaan kegiatan. Jika pada
dua tahap sebelumnya dilakukan dengan baik, maka pada tahap ini akan lebih
mudah. Sekalipun terkadang juga ada hambatan yang tidak diduga sebelumnya.
Untuk menghadapi hal seperti itu, perlu dilakukan langkah berikutnya.
CONTROLING
Tugas utama
pemimpin jika sudah pada tahap ini adalah mengontrol jalannya kegiatan. jika
ada masalah akibat hambatan yang belum terduga sebelumnya, seorang pemimpin
harus mampu mengatasinya. Pada tahap ini diperlukan pemimpin yang mampu
mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Tugas pemimpin dalam tahap ini
memang cenderung lebih ringan daripada panitia pelaksana yang banyak bekerja.
Tetapi tanggung jawab terbesar tetap berada di pundak pemimpin.
Dalam kepanitiaan, bila diperlukan bisa dibentuk seksi
khusus yang membantu pemimpin kegiatan untuk melakukan tugas ini.
EVALUATING
Jika seuruh kegiatan telah selesai, langkah inilah yang dilakukan. Maksudnya
untuk mengumpulkan dan meng-”arsip” setiap permasalahan atau kekurangan yang
terjadi.Evaluasi menimal dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga
dilakukan evaluasi dipertengahan pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu
jalannya kegiatan.Evaluasi juga merupakan salah satu sarana “controling” ketika
kegiatan berlangsung.
Jika setiap tahap POACE di atas dilaksanakan dengan
baik, maka tercapainya tujuan akan lebih pasti. Pemimpin tentu saja tidak
pernah meninggalkan satu tahappun. Dan memang setiap tahap dari Planning hingga
Evaluating menjadi tanggung jawab utama pemimpin.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar